Jak stworzyć makro w Excelu?

Kiedy słowa „Makro w Excelu” obiją się o nasze uszy niejedną osobę obejdzie zimny dreszcz. Też tak miałem na początku jeśli mam być z Tobą szczery. Jednak w trakcie mojej nauki Excela to zmieniło się diametralnie, ponieważ okazało się, że te całe makra to nic strasznego. Nawet nie są trudne do nauczenia.

Czym jest makro w Excelu?

Myślę, że zanim przejdę do faktycznego wytłumaczenia Ci jak stworzyć makro, warto dowiedzieć się czym ono w rzeczywistości jest. Makro to zbiór instrukcji, które wykona za nas program, w tym przypadku Microsoft Excel, po naciśnięciu przez nas odpowiedniego przycisku lub skrótu klawiszowego, który możemy skonfigurować przy tworzeniu makra. Makra oczywiście mogą zostać przez nas zarejestrowane (stworzone), lub odtworzone (wykonane). Po co w ogóle używać makr? Wyobraź sobie, że jest jakaś czynność, którą wykonujesz bardzo często, przykładowo, masz dokument w którym tworzysz wiele arkuszy i chcesz żeby formatowanie (wygląd), każdego z nich był identyczny. Możesz manualnie, zmienić szerokość komórek, dostosować wielkość czcionki, przygotować podstawową tabelę, dobrać kolory, nadać tytuł, a później powtórzyć tą czynność dla każdego z arkuszy które tworzysz. Albo możesz wykorzystać do tego makro i zrobić to wszystko jednym kliknięciem.

Gdzie znajdę makro w Excelu?

W zależności od posiadanej przez Ciebie wersji Excela makra mogą być dostępne w kilku różnych miejscach. Pierwszym miejscem, w którym znajdziesz makro w Excelu niezależnie od posiadanej przez Ciebie wersji Microsoft Excel, będzie wstęga dla deweloperów. Ta wstęga nie zawsze jest od razu dostępna po włączeniu programu, dlatego zacznę od tego jak sprawić żeby była widoczna.

To zadanie jest bardzo proste, każdy z kroków możecie zobaczyć na poniższych zrzutach ekranu, a co więcej dokładnie w ten sam sposób będziesz mógł zmienić widoczność każdej innej wstęgi w Excelu. Ponownie, w zależności od wersji, którą posiadasz, wygląd tego co masz na ekranie może się delikatnie różnić, ale proces jest dokładnie taki sam.

Wystarczy, że wejdziesz w preferencje Excela, w zakładce „Tworzenie” znajdziesz „wstęgi i paski narzędzi”, następnie odnajdziesz wstęgę „Deweloper”, która prawdopodobnie będzie odznaczona, skoro jeszcze jej nie widzisz. Zaznacz ją i zapisz zmiany. Viola! Nowa wstęga powinna pojawić się w Twoim widoku.

Może Cię zaskoczę, ale najtrudniejsza część za nami! A to chyba nie było takie trudne, prawda? 

Tak, jak powiedziałem wcześniej, w zależności od Twojej wersji Excela, makro może znajdować się w kilku różnych miejscach. Tymi miejscami będzie wstęga „Deweloper” oraz, w nowszych wersjach Excela, „Widok”. Poniżej możesz zobaczyć w których dokładnie miejscach. Jedna kluczowa informacja. Nie ma znaczenia, w którym z tych miejsc zarejestrujesz makro będzie ono dostępne w obu z nich. Krótko mówiąc, zarówno makra „Deweloper” jak i te z „Widok” to przyciski prowadzące do tych samych miejsc.

Co zrobić żeby zarejestrować makro w Excelu?

Żeby móc używać makr w Excelu i pozwolić żeby ułatwiały nam pracę musimy je najpierw zarejestrować. Co to znaczy? Nic więcej niż to że pozwolimy Excelowi w pewnym sensie nagrać czynności, które wykonujemy, po to aby mógł je później odtworzyć. 

Klikając na jednej ze wcześniej wspomnianych wstęg w przycisk „Zarejestruj makro” pojawi się okienko, w którym będziemy mogli nadać nazwę naszemu makru, abyśmy poźniej mogli łatwo odnaleźć to, którego szukamy, możemy wybrać miejsce, w którym chcemy przechowywać makro, ustawić klawisz skrótu dla naszego makra (opcjonalne), jeśli chcemy mieć do niego szybki dostęp oraz nadać mu opis (opcjonalne), abyśmy po czasie mogli w krótkim czasie przypomnieć sobie do czego dane makro służy. Po uzupełnieniu tych danych i kliknięciu „OK”, każda czynność, którą wykonasz w Excelu zostanie zarejestrowana. Kiedy już wykonasz wszystkie czynności, które chcesz aby były powtarzane przy odtwarzaniu makra po kliknij „Zatrzymaj rejestrowanie” na wstędze „Deweloper” lub „Widok”.

Przegląd i odtwarzanie makr

Jesteśmy już na końcówce drogi, abyś w pełni opanował makra w Excelu.Wiesz już czym jest makro i jak je zarejestrować. Teraz zostało już tylko jego użycie. A to jest banalnie proste i jak przetrwałeś przez wszystkie poprzednie punkty, z tym sobie napewno poradzisz. 

Do przeglądu i wyboru makr wystarczy, że na wstędze „Widok” wybierzesz przycisk „Wyświetl makra”, lub na wstędze „Deweloper” użyjesz przycisku „Makra”. Rożne nazwy. To samo miejsce. Po kliknięciu otworzy się nowe okno, które pozwoli Ci przejrzeć posiadane przez Ciebie makra, wyświetlając również ich opis po zaznaczeniu. Mając zaznaczone interesujące Cię makro wystarczy, że naciśniesz uruchom, a Excel wykona za Ciebie wszystkie czynności, które wykonałeś podczas rejestrowania makra. 

Makro w Excelu w praktyce

Tak, jak wspomniałem wcześniej, makra w Excelu świetnie sprawdzają się w dokumentach, które mają wiele podrzędnych zeszytów / arkuszy, a chcesz żeby każdy z nich wyglądał identycznie. Ja wykorzystuje je głównie właśnie do formatowania dokumentów, ale zastosowań jest mnóstwo. Praktycznie każda powtarzalna czynność może być zarejestrowana przez makro i ponowiona przez nie wielokrotnie, dlatego nie bój się ich stosować i wykorzystaj ich pełen potencjał w swojej pracy.